Огородный проезд 9Б, стр.1 г.Москва, РФ +7 (495) 771 6187
logo

Что такое event management, если event – это «событие», а management – «управление»? Несложно догадаться, что ответ: управление событиями. На этом можно было бы и закончить, толком не начав, если бы не многочисленные нюансы.

 

Что это за управляемые события такие?

Кембриджский словарь дает слову event вызывающее в своей лаконичности определение: «все, что происходит». Ниже дается скромная ремарка, что нечто важное или непривычное имеет больше прав зваться event’ом, чем бытовое и привычное. В русском языке мы также видим, что слово «событие» — многозначное. Поэтому-то у него так много синонимов: случай, история, явление, происшествие, сенсация, прецедент, эпизод и еще с десяток аналогичных. Есть среди них и непривычное в русскоязычном написании слово «ивент», давшее название целой индустрии.

Не всеми событиями – раз уж некоторые из них совершенно случайны – можно управлять.  Вполне очевидно, что «неожиданным событием, приключившимся сегодня ночью в городе Добчинске с пенсионером Бобчинским» управляет, разве что, злой рок. Меж тем, «событием мирового масштаба в рамках экономического форума в Давосе» управлять вполне можно. Ведь и сам форум, и анонсирование «события мирового масштаба» организовали конкретные люди с конкретной целью. (Кстати,  одно из первых определений event’а именно в контексте этой индустрии приписывают Лоуренсу Картеру, который особо подчеркнул, что это – «любое собрание с КОНКРЕТНОЙ ЦЕЛЬЮ»). Вот такого рода управляемые события и есть основа event-менеджмента.

 

Задача  —> Решение

Здесь уместна будет аналогия с компьютерным программированием, в котором понятие event также встречается довольно часто. Событие в объектно-ориентированном программировании — это сообщение, которое возникает в различных точках исполняемого кода при выполнении определённых условий. Проще говоря, это алгоритм «если … — то …». Если пользователь нажал правую кнопку мыши, то всплывает меню. Если пользователь кликнул на ссылку, то открывается новое окно. То есть существует предпосылка («если») и непосредственно «событие» («то» — то, что происходит, если случилось «если»).

В организации событий, на самом-то деле, все то же самое. Если есть задача, то подбирается оптимальный способ ее решения посредством проведения того или иного мероприятия. Если молодые люди хотят создать семью и поделиться радостью с близкими, то они проводят свадьбу. Если компании для развития необходим сплоченный коллектив, то проводится тимбилдинг. Если для повышения продаж надо привлечь новых покупателей, то проводится масштабная промо-кампания. И так далее. Таким образом, мы понимаем, что:

  • А) в основе event-менеджмента лежит «событие»,
  • Б) «событие» — это спланированное управляемое мероприятие для достижения конкретной цели,
  • В) и таким «событием» может быть… все, что угодно!

 

Какие бывают мероприятия?

Масштабные ли камерные, внешние или внутренние, организуемые частными лицами или компаниями, — все мероприятия в определенном смысле ивенты. У политических митингов тоже есть свои event-менеджеры, как и у печальных ритуальных мероприятий. И все же, когда мы говорим об event-менеджменте, как о бизнесе, как об индустрии событийного маркетинга, мы имеем в виду все же массовые, корпоративных или частные СПЕЦИАЛЬНЫЕ мероприятия.

Это хитрое словечко ввели в обиход в начале девяностых «отцы-основатели» индустрии Дональд Гетц и Джо Голдблатт. У Голдблатта это звучало, как «уникальный момент – праздник, церемония или любой ритуал, призванный соответствовать специфическим/конкретным нуждам/задачам» (1990). Гетц сформулировал несколько иначе: «Возможность для досуга, социального или культурного опыта, выходящего за рамки привычного выбора или каждодневных житейских переживаний» (1991). Мэтры, таким образом, дали нам понять, что помимо осознанного планирования и целеполагания «событие» в нашей индустрии подразумевает еще и wow-эффект вне зависимости от его формата. На то это событие и СПЕЦИАЛЬНОЕ.

При этом никакой общепринятой классификации специальных событий в мире не существует. Причина очевидна: слишком много разнообразных характеристик, по которым можно типизировать мероприятия.

  • По заказчику:
    • Частные мероприятия
    • Корпоративные мероприятия
    • Массовые мероприятия
  • По прозрачности:
    • Внутренние мероприятия
    • Внешние мероприятия
    • Открытые мероприятия
    • Закрытые мероприятия
  • По социальному весу:
    • Общественно значимые мероприятия
    • Прикладные мероприятия
  • По выгодополучателям:
    • Коммерческие мероприятия
    • Благотворительные мероприятия
  • По задачам:
    • Информационные, научные мероприятия
    • Деловые, официальные мероприятия
    • Промо мероприятия
    • Развлекательные мероприятия
    • Вовлекающие, активационные мероприятия
  • По сфере:
    • Культурные мероприятия
    • Спортивные мероприятия
    • Политические мероприятия
    • Образовательные мероприятия
  • По аудитории:
    • Мероприятия для СМИ
    • Мероприятия для широкой аудитории
    • Мероприятия для конечных потребителей
    • Мероприятия для бизнес-партнеров
  • По формату:
    • Выставки
    • Конференции
    • Церемонии
    • Торжественные открытия
    • Вечеринки
    • Фестивали
    • Соревнования
  • По поводу:
    • Юбилеи
    • Отраслевые праздники
    • Общенациональные праздники
    • Новый год 2019
    • Рождество 2019
    • Что угодно еще 2019 J

А еще по длительности проведения, по статусу, по регулярности, по уникальности, по типу площадки (как минимум в помещении или вне его, но и это не предел) и так далее, и тому подобное.

При этом не стоит думать, что частные мероприятия не могут быть, например, внешними или общественно значимыми. Простой пример: презентация книги известного человека – это частное, деловое, коммерческое событие, направленное на сложносоставную внешнюю аудиторию. И каждый легко представит себе автора, чье громкое появление на публике может стать социально значимым.

 

Event-management: микро

Event-management, таким образом, — это все действия, необходимые для реализации проекта: от идеи (каким будет событие, решающее имеющиеся задачи) до сбора мусора на площадке после проведения мероприятия.

В зависимости от типа мероприятия в задачи event‑менеджера будет входить различный «набор» услуг. В примере с презентацией книги он может быть минимальным:

  • аренда зала в книжном магазине,
  • приглашение СМИ,
  • организация автограф-сессии.

Может быть и расширенным:

  • с фуршетом,
  • видео- и фотосъемкой,
  • небольшим шоу-представлением по мотивам книги,
  • с активацией случайных посетителей магазина,
  • специальными подарками для СМИ,
  • блиц-интервью с героем торжества для последующего эксклюзивного размещения,
  • after-party для избранных по завершении официальной части и т.п.

Соответственно, когда «препарируем» любое другое мероприятие, получаем то же самое: есть минимально необходимый набор действий для организации события, а есть развернутые варианты. Какой выбрать, как всегда, зависит от целей и, конечно, бюджетов (увы, в нашем прагматичном мире без этой оговорки – никак).

Следовательно, управление событиями всякий раз подразумевает разную «начинку». Более того, в зависимости от запроса клиента и типа коммуникации с ним может варьироваться и загрузка и вовлеченность профессионального организатора. Не секрет, что далеко не все клиенты полностью отдают ведение проекта на откуп event-агентству. Многие пытаются самостоятельно контролировать процесс, отдельно нанимать площадку, подрядчиков по кейтерингу и техническому обеспечению, напрямую выходить на директоров  артистов и так далее.

С одной стороны, стремление к контролю понятно. С другой стороны, работает эта схема только в одном случае: если на стороне заказчика процессом руководит настоящий профессионал, который

  • знает рынок и обладает весомым личным опытом организации мероприятий разного формата
  • видит общую картину будущего события, осознает, из каких составляющих складывается мозаика
  • занимает должность event-менеджера и занимается исключительно проектом, то есть тратит на него все свое рабочее время, а не делает это «по совместительству»
  • уполномочен принимать решения – в том числе по бюджету.

В этой ситуации у проекта действительно есть руководитель, поэтому предстоящее мероприятие не «рассыплется» на части. Если же причина излишней самостоятельности заказчика – исключительно стремление сэкономить или «не дать агентству себя обмануть», как правило, ничего достойного на выходе не получается. Хорошо еще, если вам удастся подписать на проект компании, хорошо знакомые друг другу по рынку и находящиеся в добрых рабочих отношениях: эти милые люди сделают работу за вас и договорятся сами. Но врагу не пожелаешь случайно  свести на проекте тех, у кого был негативный опыт предыдущей совместной работы. В этом случае ваш мнимый контроль развалится за секунды. Event-мир – бизнес с человеческим лицом. Даже больше, быть может, чем должно быть. Это следует учитывать.

 

 

«Модель для сборки»

Ко всему прочему арендовать помещение, заказать питание и пригласить звезду – еще не значить создать событие. И тем более не значит управлять событием. Ведь все дело, как мы знаем, в цели, цельности и уникальности мероприятия. Действительно, существует ряд «традиционных» блоков, необходимых для организации специального события:

  • Создание креативной концепции как фундамента будущего события (в рамках тендера или в качестве первого шага работы с уже выбранным партнером), проработка структуры, сюжета, эксклюзивного сценария
  • Подбор, аренда и оформление площадки для проведения мероприятия (улица, помещение, рестораны, замки, бункеры, самолеты, пароходы, дома на деревьях в бантиках или черепах, — что угодно, в зависимости от идеи)
  • Создание концепции технического оформления праздника (это не только аренда светового и звукового оборудования, спецэффекты на праздник, 3d-мэппинг и прочие виды проекций и видео, технические «фишки» от VR до танцующих дронов, но и осмысленное сюжетное взаимодействие всех инновационных блоков проекта – нагромождение технологий само по себе не несет никакого смысла)
  • Составление культурно-развлекательной программы мероприятия (от приглашения именитых артистов до постановки собственных шоу с нестандартными номерами, от экскурсий до интерактивностей, аттракционов, интеллектуальных конкурсов и т.п.)
  • Организация выездного ресторанного обслуживания (кейтеринга) – которое тоже обязано быть частью общего концепта
  • Вовлечение и пост-продакшн (создание события подразумевает длительную работу с целевой аудиторией для достижения пролонгированного эффекта, следовательно, коммуникация начинается задолго до старта самого действа и не заканчивается сбором мусора на площадке)
  • Отчетность (это важный пункт, о котором профессиональные агентства никогда не забывают: мы стараемся не затягивать с документооборотом и всегда показывать результаты своей деятельности, в том числе в цифрах, в том числе в предлагаемых заказчиком KPI, если такая практика у вас принята).

И все же управление проектом – это нечто большее, чем просто заказ услуг в рамках этих обширных блоков. Менеджмент – это искусство сделать из частей Целое. Причем сделать так, чтобы не было соединительных швов. Чтобы не оказывалось, что в день монтажа на площадке в одно время оказываются все подрядчики и отчаянно мешают друг другу. Или, напротив, свет со звуком заезжают до стейджинговой компании – и ждут, пока им соберут конструкции для подвеса оборудования. Чтобы декорации собирались и доставлялись вовремя, несмотря на форсмажоры. Чтобы флористы привозили только свежие цветы. Чтобы гости не спотыкались о провода, потому что подрядчик сэкономил на кабель-каналах. Чтобы на open air не сносило крыши в прямом смысле слова – у тентов, а не у людей.

То есть event-менеджмент – это не только «модель для сборки» и контроль, это еще и КООРДИНАЦИЯ и РИСК-МЕНЕДЖМЕНТ, от которых качество проведения мероприятия зависит куда больше. Каким бы ни было шикарным по задумке твое мероприятие, люди все равно запомнят только не раскрывшийся в пятое олимпийское кольцо цветочек. И можно сколько угодно потом искать виноватых, но факт остается фактом: менеджмент дал сбой, что-то где-то «недоуправилось» ))

 

Event-management: макро

Кстати, об Олимпийских играх и о том, что управление событиями существует еще и в другой, глобальной плоскости. Все мы слышали, наверное, что спортивная индустрия и в частности организация крупнейших событий в мировом спорте (и в особенности древнейшего спортивного event’а) с годами становится все более и более политизированной. Мы говорим о том, что «в спорте крутятся колоссальные рекламные бюджеты», что победа в тендерах на мировые чемпионаты – это «шанс для экономики целой страны». О чем это говорит? О том, что многие события связаны между собой. О том, что последовательное участие в серии мероприятий дает более ощутимый результат – для команды ли, для спонсора ли, для страны ли.

Иначе говоря, управление событиями может происходить на микро-уровне  (когда речь о менеджменте одного проекта) и на макро-уровне (когда можно управлять целой чредой взаимосвязанных событий для решения ряда задач или одной – но на принципиально более высоком уровне). Если говорить о спортивных аналогиях, то можно стать спонсором одной игры и повысить продажи на 7% за месяц, — и на этом остановиться. А можно стать титульным спонсором мероприятия и из года в год не только повышать продажи, но и укреплять имидж бренда, чтобы в дальнейшем позволить себе манипулирование ценой, которое лояльная аудитория уже не воспримет остро и близко к сердцу.

Аналогичным образом дело обстоит и в корпоративных мероприятиях. В ситуации репутационного кризиса, например, можно организовать одну пресс-конференцию, на которой директор скажет, что «мы не виноваты». И на этом счесть свой долг перед целевой аудиторией выполненным. А можно провести серию мероприятий по укрепления имиджа для разных сегментов аудитории в разных форматах – от благотворительности до молодежного фестиваля ЗОЖ, тем самым полностью восстановив репутацию и попутно привлекая новых потребителей.

Не обязательно дожидаться кризиса для проведения системного, стратегического цикла мероприятий. Современный маркетинг вынуждает компании занимать активную или даже агрессивную (в зависимости от сферы бизнеса) позицию на рынке. А проявить свою живость проще всего именно яркими событиями. И если они будут регулярными, если будут поддерживать единую канву вашего имиджа, то эффект синергии определенно улучшит результаты. Причем это касается любых мероприятий – внешних, внутренних, камерных, массовых (разве что в сфере свадебного event’а регулярность может быть неуместна J)

Зарубежные корпоративные заказчики событий уже долгие годы практикуют тендерные конкурсы не по единичным проектам, а по стратегическому партнерству. То есть они не объявляют тендер на проведение Нового года 2019 среди 13 агентств-счастливчиков, случайным образом найденных в интернете, а ищут себе постоянного генерального подрядчика на 2-3 года (с заключением контракта на цикл мероприятий) и выбирают именно event-стратегию, в рамках которой затем победившее агентство организует разноплановые события. Было бы замечательно когда-нибудь и в нашей стране столкнуться с этой практикой, поскольку долгосрочное сотрудничество и планирование всегда повышают качество работы агентства и уровень проводимых мероприятий. А это, в свою очередь, выгодно самим заказчикам.

Event management: микро и макро

Что такое event management, если event – это «событие», а management – «управление»? Несложно догадаться, что ответ: управление событиями. На этом можно было бы и закончить, толком не начав, если бы не многочисленные нюансы.

 

Что это за управляемые события такие?

Кембриджский словарь дает слову event вызывающее в своей лаконичности определение: «все, что происходит». Ниже дается скромная ремарка, что нечто важное или непривычное имеет больше прав зваться event’ом, чем бытовое и привычное. В русском языке мы также видим, что слово «событие» — многозначное. Поэтому-то у него так много синонимов: случай, история, явление, происшествие, сенсация, прецедент, эпизод и еще с десяток аналогичных. Есть среди них и непривычное в русскоязычном написании слово «ивент», давшее название целой индустрии.

Не всеми событиями – раз уж некоторые из них совершенно случайны – можно управлять.  Вполне очевидно, что «неожиданным событием, приключившимся сегодня ночью в городе Добчинске с пенсионером Бобчинским» управляет, разве что, злой рок. Меж тем, «событием мирового масштаба в рамках экономического форума в Давосе» управлять вполне можно. Ведь и сам форум, и анонсирование «события мирового масштаба» организовали конкретные люди с конкретной целью. (Кстати,  одно из первых определений event’а именно в контексте этой индустрии приписывают Лоуренсу Картеру, который особо подчеркнул, что это – «любое собрание с КОНКРЕТНОЙ ЦЕЛЬЮ»). Вот такого рода управляемые события и есть основа event-менеджмента.

 

Задача  —> Решение

Здесь уместна будет аналогия с компьютерным программированием, в котором понятие event также встречается довольно часто. Событие в объектно-ориентированном программировании — это сообщение, которое возникает в различных точках исполняемого кода при выполнении определённых условий. Проще говоря, это алгоритм «если … — то …». Если пользователь нажал правую кнопку мыши, то всплывает меню. Если пользователь кликнул на ссылку, то открывается новое окно. То есть существует предпосылка («если») и непосредственно «событие» («то» — то, что происходит, если случилось «если»).

В организации событий, на самом-то деле, все то же самое. Если есть задача, то подбирается оптимальный способ ее решения посредством проведения того или иного мероприятия. Если молодые люди хотят создать семью и поделиться радостью с близкими, то они проводят свадьбу. Если компании для развития необходим сплоченный коллектив, то проводится тимбилдинг. Если для повышения продаж надо привлечь новых покупателей, то проводится масштабная промо-кампания. И так далее. Таким образом, мы понимаем, что:

  • А) в основе event-менеджмента лежит «событие»,
  • Б) «событие» — это спланированное управляемое мероприятие для достижения конкретной цели,
  • В) и таким «событием» может быть… все, что угодно!

 

Какие бывают мероприятия?

Масштабные ли камерные, внешние или внутренние, организуемые частными лицами или компаниями, — все мероприятия в определенном смысле ивенты. У политических митингов тоже есть свои event-менеджеры, как и у печальных ритуальных мероприятий. И все же, когда мы говорим об event-менеджменте, как о бизнесе, как об индустрии событийного маркетинга, мы имеем в виду все же массовые, корпоративных или частные СПЕЦИАЛЬНЫЕ мероприятия.

Это хитрое словечко ввели в обиход в начале девяностых «отцы-основатели» индустрии Дональд Гетц и Джо Голдблатт. У Голдблатта это звучало, как «уникальный момент – праздник, церемония или любой ритуал, призванный соответствовать специфическим/конкретным нуждам/задачам» (1990). Гетц сформулировал несколько иначе: «Возможность для досуга, социального или культурного опыта, выходящего за рамки привычного выбора или каждодневных житейских переживаний» (1991). Мэтры, таким образом, дали нам понять, что помимо осознанного планирования и целеполагания «событие» в нашей индустрии подразумевает еще и wow-эффект вне зависимости от его формата. На то это событие и СПЕЦИАЛЬНОЕ.

При этом никакой общепринятой классификации специальных событий в мире не существует. Причина очевидна: слишком много разнообразных характеристик, по которым можно типизировать мероприятия.

  • По заказчику:
    • Частные мероприятия
    • Корпоративные мероприятия
    • Массовые мероприятия
  • По прозрачности:
    • Внутренние мероприятия
    • Внешние мероприятия
    • Открытые мероприятия
    • Закрытые мероприятия
  • По социальному весу:
    • Общественно значимые мероприятия
    • Прикладные мероприятия
  • По выгодополучателям:
    • Коммерческие мероприятия
    • Благотворительные мероприятия
  • По задачам:
    • Информационные, научные мероприятия
    • Деловые, официальные мероприятия
    • Промо мероприятия
    • Развлекательные мероприятия
    • Вовлекающие, активационные мероприятия
  • По сфере:
    • Культурные мероприятия
    • Спортивные мероприятия
    • Политические мероприятия
    • Образовательные мероприятия
  • По аудитории:
    • Мероприятия для СМИ
    • Мероприятия для широкой аудитории
    • Мероприятия для конечных потребителей
    • Мероприятия для бизнес-партнеров
  • По формату:
    • Выставки
    • Конференции
    • Церемонии
    • Торжественные открытия
    • Вечеринки
    • Фестивали
    • Соревнования
  • По поводу:
    • Юбилеи
    • Отраслевые праздники
    • Общенациональные праздники
    • Новый год 2019
    • Рождество 2019
    • Что угодно еще 2019 J

А еще по длительности проведения, по статусу, по регулярности, по уникальности, по типу площадки (как минимум в помещении или вне его, но и это не предел) и так далее, и тому подобное.

При этом не стоит думать, что частные мероприятия не могут быть, например, внешними или общественно значимыми. Простой пример: презентация книги известного человека – это частное, деловое, коммерческое событие, направленное на сложносоставную внешнюю аудиторию. И каждый легко представит себе автора, чье громкое появление на публике может стать социально значимым.

 

Event-management: микро

Event-management, таким образом, — это все действия, необходимые для реализации проекта: от идеи (каким будет событие, решающее имеющиеся задачи) до сбора мусора на площадке после проведения мероприятия.

В зависимости от типа мероприятия в задачи event‑менеджера будет входить различный «набор» услуг. В примере с презентацией книги он может быть минимальным:

  • аренда зала в книжном магазине,
  • приглашение СМИ,
  • организация автограф-сессии.

Может быть и расширенным:

  • с фуршетом,
  • видео- и фотосъемкой,
  • небольшим шоу-представлением по мотивам книги,
  • с активацией случайных посетителей магазина,
  • специальными подарками для СМИ,
  • блиц-интервью с героем торжества для последующего эксклюзивного размещения,
  • after-party для избранных по завершении официальной части и т.п.

Соответственно, когда «препарируем» любое другое мероприятие, получаем то же самое: есть минимально необходимый набор действий для организации события, а есть развернутые варианты. Какой выбрать, как всегда, зависит от целей и, конечно, бюджетов (увы, в нашем прагматичном мире без этой оговорки – никак).

Следовательно, управление событиями всякий раз подразумевает разную «начинку». Более того, в зависимости от запроса клиента и типа коммуникации с ним может варьироваться и загрузка и вовлеченность профессионального организатора. Не секрет, что далеко не все клиенты полностью отдают ведение проекта на откуп event-агентству. Многие пытаются самостоятельно контролировать процесс, отдельно нанимать площадку, подрядчиков по кейтерингу и техническому обеспечению, напрямую выходить на директоров  артистов и так далее.

С одной стороны, стремление к контролю понятно. С другой стороны, работает эта схема только в одном случае: если на стороне заказчика процессом руководит настоящий профессионал, который

  • знает рынок и обладает весомым личным опытом организации мероприятий разного формата
  • видит общую картину будущего события, осознает, из каких составляющих складывается мозаика
  • занимает должность event-менеджера и занимается исключительно проектом, то есть тратит на него все свое рабочее время, а не делает это «по совместительству»
  • уполномочен принимать решения – в том числе по бюджету.

В этой ситуации у проекта действительно есть руководитель, поэтому предстоящее мероприятие не «рассыплется» на части. Если же причина излишней самостоятельности заказчика – исключительно стремление сэкономить или «не дать агентству себя обмануть», как правило, ничего достойного на выходе не получается. Хорошо еще, если вам удастся подписать на проект компании, хорошо знакомые друг другу по рынку и находящиеся в добрых рабочих отношениях: эти милые люди сделают работу за вас и договорятся сами. Но врагу не пожелаешь случайно  свести на проекте тех, у кого был негативный опыт предыдущей совместной работы. В этом случае ваш мнимый контроль развалится за секунды. Event-мир – бизнес с человеческим лицом. Даже больше, быть может, чем должно быть. Это следует учитывать.

 

 

«Модель для сборки»

Ко всему прочему арендовать помещение, заказать питание и пригласить звезду – еще не значить создать событие. И тем более не значит управлять событием. Ведь все дело, как мы знаем, в цели, цельности и уникальности мероприятия. Действительно, существует ряд «традиционных» блоков, необходимых для организации специального события:

  • Создание креативной концепции как фундамента будущего события (в рамках тендера или в качестве первого шага работы с уже выбранным партнером), проработка структуры, сюжета, эксклюзивного сценария
  • Подбор, аренда и оформление площадки для проведения мероприятия (улица, помещение, рестораны, замки, бункеры, самолеты, пароходы, дома на деревьях в бантиках или черепах, — что угодно, в зависимости от идеи)
  • Создание концепции технического оформления праздника (это не только аренда светового и звукового оборудования, спецэффекты на праздник, 3d-мэппинг и прочие виды проекций и видео, технические «фишки» от VR до танцующих дронов, но и осмысленное сюжетное взаимодействие всех инновационных блоков проекта – нагромождение технологий само по себе не несет никакого смысла)
  • Составление культурно-развлекательной программы мероприятия (от приглашения именитых артистов до постановки собственных шоу с нестандартными номерами, от экскурсий до интерактивностей, аттракционов, интеллектуальных конкурсов и т.п.)
  • Организация выездного ресторанного обслуживания (кейтеринга) – которое тоже обязано быть частью общего концепта
  • Вовлечение и пост-продакшн (создание события подразумевает длительную работу с целевой аудиторией для достижения пролонгированного эффекта, следовательно, коммуникация начинается задолго до старта самого действа и не заканчивается сбором мусора на площадке)
  • Отчетность (это важный пункт, о котором профессиональные агентства никогда не забывают: мы стараемся не затягивать с документооборотом и всегда показывать результаты своей деятельности, в том числе в цифрах, в том числе в предлагаемых заказчиком KPI, если такая практика у вас принята).

И все же управление проектом – это нечто большее, чем просто заказ услуг в рамках этих обширных блоков. Менеджмент – это искусство сделать из частей Целое. Причем сделать так, чтобы не было соединительных швов. Чтобы не оказывалось, что в день монтажа на площадке в одно время оказываются все подрядчики и отчаянно мешают друг другу. Или, напротив, свет со звуком заезжают до стейджинговой компании – и ждут, пока им соберут конструкции для подвеса оборудования. Чтобы декорации собирались и доставлялись вовремя, несмотря на форсмажоры. Чтобы флористы привозили только свежие цветы. Чтобы гости не спотыкались о провода, потому что подрядчик сэкономил на кабель-каналах. Чтобы на open air не сносило крыши в прямом смысле слова – у тентов, а не у людей.

То есть event-менеджмент – это не только «модель для сборки» и контроль, это еще и КООРДИНАЦИЯ и РИСК-МЕНЕДЖМЕНТ, от которых качество проведения мероприятия зависит куда больше. Каким бы ни было шикарным по задумке твое мероприятие, люди все равно запомнят только не раскрывшийся в пятое олимпийское кольцо цветочек. И можно сколько угодно потом искать виноватых, но факт остается фактом: менеджмент дал сбой, что-то где-то «недоуправилось» ))

 

Event-management: макро

Кстати, об Олимпийских играх и о том, что управление событиями существует еще и в другой, глобальной плоскости. Все мы слышали, наверное, что спортивная индустрия и в частности организация крупнейших событий в мировом спорте (и в особенности древнейшего спортивного event’а) с годами становится все более и более политизированной. Мы говорим о том, что «в спорте крутятся колоссальные рекламные бюджеты», что победа в тендерах на мировые чемпионаты – это «шанс для экономики целой страны». О чем это говорит? О том, что многие события связаны между собой. О том, что последовательное участие в серии мероприятий дает более ощутимый результат – для команды ли, для спонсора ли, для страны ли.

Иначе говоря, управление событиями может происходить на микро-уровне  (когда речь о менеджменте одного проекта) и на макро-уровне (когда можно управлять целой чредой взаимосвязанных событий для решения ряда задач или одной – но на принципиально более высоком уровне). Если говорить о спортивных аналогиях, то можно стать спонсором одной игры и повысить продажи на 7% за месяц, — и на этом остановиться. А можно стать титульным спонсором мероприятия и из года в год не только повышать продажи, но и укреплять имидж бренда, чтобы в дальнейшем позволить себе манипулирование ценой, которое лояльная аудитория уже не воспримет остро и близко к сердцу.

Аналогичным образом дело обстоит и в корпоративных мероприятиях. В ситуации репутационного кризиса, например, можно организовать одну пресс-конференцию, на которой директор скажет, что «мы не виноваты». И на этом счесть свой долг перед целевой аудиторией выполненным. А можно провести серию мероприятий по укрепления имиджа для разных сегментов аудитории в разных форматах – от благотворительности до молодежного фестиваля ЗОЖ, тем самым полностью восстановив репутацию и попутно привлекая новых потребителей.

Не обязательно дожидаться кризиса для проведения системного, стратегического цикла мероприятий. Современный маркетинг вынуждает компании занимать активную или даже агрессивную (в зависимости от сферы бизнеса) позицию на рынке. А проявить свою живость проще всего именно яркими событиями. И если они будут регулярными, если будут поддерживать единую канву вашего имиджа, то эффект синергии определенно улучшит результаты. Причем это касается любых мероприятий – внешних, внутренних, камерных, массовых (разве что в сфере свадебного event’а регулярность может быть неуместна J)

Зарубежные корпоративные заказчики событий уже долгие годы практикуют тендерные конкурсы не по единичным проектам, а по стратегическому партнерству. То есть они не объявляют тендер на проведение Нового года 2019 среди 13 агентств-счастливчиков, случайным образом найденных в интернете, а ищут себе постоянного генерального подрядчика на 2-3 года (с заключением контракта на цикл мероприятий) и выбирают именно event-стратегию, в рамках которой затем победившее агентство организует разноплановые события. Было бы замечательно когда-нибудь и в нашей стране столкнуться с этой практикой, поскольку долгосрочное сотрудничество и планирование всегда повышают качество работы агентства и уровень проводимых мероприятий. А это, в свою очередь, выгодно самим заказчикам.

Для заказа услуг позвоните по телефону: +7 (495) 643-57-88
или отправьте онлайн-заявку.
КЛИЕНТЫ
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • image description
  • г. Москва, Огородный проезд 9Б, стр.1
  • info@meropriyatie.ru
  • C 1000 до 2000 без выходных